D'autres critères simples pour faire votre choix de logiciel QHSE

Vous avez identifié un ou plusieurs logiciels répondant a priori à votre besoin ?

Lisez cette page pour vérifier quelques critères complémentaires avant de vous engager !

Ces critères pourront être évalués à différentes étapes de votre analyse : lors de votre recherche sur internet, au cours d’échanges avec le fournisseur du logiciel ou au cours des phases d’essais généralement proposées.

Ordinateur et feuille de papier

La disponibilité tablette et smartphone

Le logiciel est-il utilisable sur tablettes et smartphone ?

C’est un critère essentiel si vous souhaitez que l’utilisation de votre logiciel ne soit pas limité à vos bureaux ! Un bon logiciel QHSE est un logiciel qui est utilisé directement sur le terrain, pour plus d’efficacité !

Deux possibilités peuvent être proposées :

- le logiciel comprend la mise à disposition d’une application, en général pour Android (Play Store) et pour Iphone (App Play)

- le site internet dispose d’une version « mobile » ou est directement conçu pour fonctionner sur les écrans de tous les smartphones : il est « responsive ». Pour faire le test, naviguez sur le site concerné avec votre smartphone préféré, ou sur votre ordinateur rétrécissez la fenêtre du navigateur jusqu’à obtenir la taille d’un écran de smartphone. Si l'affichage s'adapte jusqu'à ressembler à ce que vous verriez sur votre smartphone, le site est bien « responsive ».


Évaluez le coût de votre projet de logiciel QHSE

Le coût de votre logiciel QHSE ne se limitera pas au prix mis en avant sur les sites des logiciels.

Vérifiez avec le fournisseur du logiciel si le coût est tout compris, notamment l’accompagnement pour l’intégration de vos données dans le logiciel, l’éventuelle adaptation à votre organisation, puis l’utilisation du logiciel.

Avant de signer, demandez également au fournisseur le coût d’éventuelles évolutions dont vous pourriez avoir besoin : Sont-elles d’ores et déjà prévues par l’éditeur ? Seront-elles incluses dans votre abonnement ou faudra-t-il payer en plus ? Quel est l’ordre de grandeur de tarifs pour des exemples d’évolutions que vous pourrez fournir.

Vous devez aussi prévoir :

- le temps de présentation et de formation de vos utilisateurs, surtout si le logiciel est complexe à utiliser.

- l’achat éventuel de smartphones ou de tablettes pour vos utilisateurs.

Il est essentiel que tous ces surcoûts soient le plus limités possibles.

Pour finir sur ce sujet, certains éditeurs de logiciels QHSE n’affichent pas de tarifs sur leurs sites. En 2021, la transparence devrait être de mise. Qui contacterait aujourd’hui un opérateur téléphonique qui n’aurait pas de tarifs sur son site internet ?


L’essai gratuit

Un projet de logiciel QHSE est un projet structurant pour une entreprise, quelque soit sa taille. Il va nécessiter un investissement personnel de tous les utilisateurs.

De nombreux logiciels achetés par les entreprises sont abandonnés au bout de quelques mois ou années. Pour éviter cela, un essai gratuit avant de s’engager permet de vérifier que le logiciel répond aux besoins de l’entreprise et qu’il existe une adhésion des utilisateurs.

Toutefois ce processus de test peut être long à mettre en œuvre, parce que chaque salarié va à son rythme. Ainsi il est indispensable de négocier une durée d’essai adaptée avant tout engagement. Elle doit pouvoir durer plusieurs mois.


La sécurité de vos données

Le sujet est d'actualité : vous avez en tête l'incendie du datacenter OVH de Strasbourg, les pannes à répétition des sites du groupe Facebook ou nos hopitaux victimes de « ransomware » qui cryptent nos données médicales.

Quand on parle de sécurité des données, on parle en fait de plusieurs risques bien distincts :

- L'indisponibilité temporaire de votre logiciel QHSE, par exemple pendant une journée, ou des conditions d'accès dégradées (votre logiciel « rame »).

- La perte totale et définitive de vos données.

- le vol de vos données, notamment des données personnelles de vos utilisateurs.

Pour éviter ces situations, la mise en oeuvre de moyens matériels ou de dispositions d'organisation adaptées est nécessaire :

- Choix d'un hébergeur disposant d'un haut niveau de service.

- Mise en oeuvre de sauvegardes et réalisation de tests de restauration réguliers.

- Mise en oeuvre de dispositions techniques visant à empêcher le vol de données ou à les détecter

Avant le choix définitif d'un logiciel QHSE, renseignez-vous auprès de l'éditeur sur les dispositions mises en oeuvre. Fuyez celui qui vous indiquera disposer d'un site sécurisé par « https » ! C'est le standard du web depuis plusieurs années et ce n'est absolument pas une garantie suffisante !


Nous espérons que ces questions vous aideront à affiner votre choix de logiciel QHSE.

Retrouvez maintenant la conclusion de cette série d'articles !

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Dernière mise à jour le 16 octobre 2021

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